Politique de vie privée

Déclaration en matière de protection des données

La présente déclaration s’adresse aux personnes physiques, actuels ou potentiels clients de notre cabinet d’avocats Lallemand Legros & Joyn (LLJ) (« LLJ » ou « nous ») ainsi qu’à tous les autres intervenants personnes physiques (personnes de contact de nos clients ou de nos fournisseurs, représentants légaux, ayant droit économiques, bénéficiaires effectifs, visiteur de notre site web) (ci-après les « personnes concernées » ou « vous »). LLJ vise tous les avocats et le personnel travaillant en son sein.

Elle a pour objectif de vous informer sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel (« vos données ») ainsi que de vous informer sur vos droits à cet égard. Le traitement de vos données vise tant la collecte, l’utilisation que la conservation de celles-ci.

Vous trouverez également, dans la présente déclaration, plus d’informations sur vos droits en matière de vie privée et sur la manière dont vous pouvez les exercer.

I. Qui est responsable du traitement de vos données ? Quel est votre point de contact en matière de protection de vos données ?

Responsable du traitement de vos données:

Lallemand Legros & Joyn (LLJ) SC

Chaussée de La Hulpe 181/24, B-1170 Bruxelles (Belgique)

En notre qualité de responsable du traitement, nous sommes responsables à votre égard du traitement de vos données conformément à la réglementation applicable, même dans le cas où nous faisons appel à des sous-traitants. Nous sommes à votre disposition pour toutes les questions relatives au traitement de vos données et à l’exercice de vos droits.

Délégué à la protection des données (Data Protection Officer – DPO):

Le DPO est à votre disposition pour toutes les questions relatives au traitement de vos données et à l’exercice de vos droits. Vous pouvez le contacter à tout moment par email à l’adresse suivante : privacy@llj.be ou par téléphone au +32 2 738 02 80 entre 9h et 17h durant les jours ouvrables.

II. Quelles données traitons-nous et à quelles fins ?

LLJ attire votre attention sur le fait que si vous refusez de communiquer certaines données, ce refus peut empêcher la naissance de relations contractuelles, modifier la nature des relations contractuelles ou influencer la gestion des relations contractuelles.
Les données que nous devons traiter pour exécuter le contrat qui nous lie ou les mesures précontractuelles exécutées à votre demande.

LLJ doit traiter certaines données afin d’être en mesure de décider si nous acceptons de vous (ou à la personne physique ou morale que vous représentez) fournir des conseils juridiques et de vous représenter ou afin d’être en mesure d’exécuter le mandat qui nous est confié.

Les données que nous traitons dans le cadre de l’exécution de notre contrat ou de nos relations précontractuelles:

Vos données d’identification : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, identifiants fiscaux, numéro de registre national.
Vos données de contact : numéro de téléphone fixe/mobile, adresse e-mail, domicile, adresse physique autre que celle du domicile, adresse IP.
Les données liées à votre statut personnel (notamment état civil), familial (notamment régime matrimonial), professionnel et patrimonial.
Vos données bancaires : numéro de compte, extraits de compte, avertissement extrait de rôle, etc.
Données relatives au dossier/au litige en ce compris les données relatives aux condamnations pénales et aux infractions concernant le client ou des tiers ou d’autres catégories particulières de données (croyance religieuse ou autre, origine raciale ou ethnique, orientation sexuelle, données relatives à la santé et informations sur l’appartenance syndicale).

Ces données sont traitées aux fins de gestion des relations précontractuelles et contractuelles et de l’exécution de nos prestations juridiques.

Les données que nous devons traiter pour nous conformer à l’une de nos obligations légales:

Sous réserve du respect des règles applicables en matière de secret professionnel de l’avocat, LLJ est tenue de répondre aux questions des autorités administratives ou judiciaires (police, parquet, juge d’instruction et tribunal) dans le cadre d’une procédure pénale ou judiciaire (voir notamment le Code judiciaire et le Code de procédure pénale).

Les données que nous traitons dans le cadre d’une mission d’intérêt public:

Données liées à nos obligations en matière de prévention du blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme (voir notamment la loi du 18 septembre 2017) :

Lorsque :

· nous assistons un client dans la préparation ou la réalisation de transactions concernant : (i) l’achat ou la vente de biens immeubles ou d’entreprises commerciales ; (ii) la gestion de fonds, de titres ou d’autres actifs appartenant aux clients ; (iii) l’ouverture ou la gestion de comptes bancaires ou d’épargne ou de portefeuilles ; (iv) l’organisation des apports nécessaire à la constitution, la gestion ou la direction des sociétés ; (v) la constitution, la gestion ou la direction de sociétés, de trusts, de fiducies ou de constructions juridiques similaires ; ou

· nous agissons au nom d’un client ou pour le compte de celui-ci dans toutes transactions financières ou immobilières ;

Nous devons :

(i) vous identifier, en tant que client, représentant ou bénéficiaire effectif ; nous collectons pour ce faire une copie de votre carte d’identité ou de tout autre document d’identité probant ;

(ii) déterminer votre profil en termes de « risque de blanchiment » et vous classer dans une catégorie de risque en lien avec notre politique d’acceptation des clients ;

(iii) lorsque les situations particulières prévues par la loi (pays d’origine, difficultés d’identification, relation inusuelle entre le client et l’avocat ou la nature des opérations, personnalité publique ou assimilée) nous imposent une obligation de vigilance renforcée, vous poser toute question que nous estimons pertinente pour nous conformer à nos obligations légales ;

(iii) informer le bâtonnier dès que nous constatons, hors notre mission de défense en justice ou de consultation juridique, des faits que nous soupçonnons être liés au blanchiment des capitaux ou au financement du terrorisme. Le bâtonnier, garant du respect du secret professionnel transmet le cas échéant la déclaration de soupçon à la CTIF (Cellule de traitement des informations financières), ce dont nous ne pourrons pas légalement vous informer.

Données liées à nos obligations en matière d’embargos et gel des avoirs (voir notamment législation sur les embargos, notamment les Règlements UE 2580/2001 et 881/2002) :

Nous sommes tenus de filtrer les données clients par rapport à des listes de sanctions. Dans certains cas, des documents sous-jacents sont demandés.

Les données que nous traitons afin de préserver nos intérêts légitimes:

Outre les circonstances ci-avant qui nous permettent de traiter vos données, nous pouvons également les traiter sur base de notre intérêt légitime, en tant que cabinet d’avocats. Dans ce cas, nous nous assurons de l’équilibre entre notre intérêt et vos droits.

Nous pouvons ainsi utiliser votre profil client pour vous envoyer des newsletters, des cartes de vœux, des informations sur notre cabinet ou des invitations à des événements client. Nous pouvons également traiter vos données pour la défense de nos intérêts dans le cadre d’une action/réclamation que vous introduiriez contre nous ou pour protéger la sécurité et le fonctionnement efficace de notre site et de nos systèmes informatiques.

Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime (voir section V) pour autant que nous n’ayons pas de motifs impérieux de poursuivre le traitement (comme la défense de nos droits dans le cadre d’une action de votre part ou la sécurité de notre réseau informatique).

III. Comment collectons-nous vos données ?

Généralement, nous collectons vos données directement auprès de vous par le biais de formulaires (éventuellement sur notre site internet) ou d’échange d’informations sur support durable (e-mail, clé USB, etc.).

Toutefois, nous consultons parfois des sources externes pour collecter certaines données dans le cadre des finalités précitées. Par exemple, nous consultons les Annexes du Moniteur belge, le registre des personnes morales et la Banque Carrefour des Entreprises pour confirmer les pouvoirs de représentation des gérants ou administrateurs de personnes morales.

Nous consultons également les medias, notamment en ligne, les sites internet d’information ou les sites internet des clients ou des bases de données de tiers (outils de détection de tiers sur les listes réglementaires, moteur de recherche sur internet, etc.) pour nous informer sur les potentiels risques liés à un client dans le cadre de notre mission d’intérêt public de prévention du blanchiment, de lutte contre le terrorisme et de nos obligations en matière d’embargo (voir ci-avant).

IV. Qui a accès à vos données et où sont-elles transférées ?

Qui a accès à vos données ?

LLJ : seules les personnes qui y ont été autorisées et pour qui vos données sont pertinentes pour l’exécution de leur mission auront accès à celles-ci (par exemple, les avocats en charge du dossier, les services de comptabilité, le service de conformité à la réglementation préventive du blanchiment).
A tout autre cabinet d’avocat avec qui nous fusionnerions ou à qui nous céderions nos activités ;
Les autorités fiscales, judiciaires ou réglementaires, sur la base d’une obligation légale ou en exécution d’une requête d’une autorité judiciaire/administrative/réglementaire, sous réserve du respect des règles relatives au secret professionnel de l’avocat.
Nos sous-traitants. Ceux-ci ne peuvent agir que sur base de nos instructions et sont tenus directement de respecter les obligations prévues par la réglementation applicable en matière de protection de vos données (notamment confidentialité et sécurité), au même titre que nous. Vous trouverez ci-après la liste, non exhaustive, des sous-traitants avec lesquels nous travaillons : huissiers, avocats correspondants, consultants, fournisseurs de services IT, secrétariat externe, service de comptabilité, banquier, etc.

Où peuvent être transférées vos données ?

Les données que nous traitons comme responsable de traitement ne quittent en principe pas le territoire de l’Espace économique européen (EEE).

Il se peut que certaines données soient transférées à des sous-traitants ou des responsables conjoints en dehors de l’EEE. Dans ce cas, LLJ s’assurera qu’il s’agit soit de pays couverts par une décision d’adéquation prise par la Commission européenne (c’est-à-dire qu’ils offrent un niveau de protection équivalent aux pays membres de l’EEE) et à défaut, LLJ prendra des garanties appropriées dont elle vous informera.

v. Vos droits – Réclamations

Droit d’accès à vos données

Vous avez à tout moment le droit d’obtenir des informations sur le traitement de vos données (confirmation des données traitées, le but du traitement, durée de conservation, destinataires, etc.) et d’obtenir gratuitement une copie de vos données que nous traitons.

Droit de rectification de vos données

Vous pouvez obtenir la rectification des données inexactes ou compléter des données incomplètes (par exemple, en cas de changement d’adresse e-mail).

Droit d’effacement de vos données et droit à la limitation du traitement de vos données

Dans certaines circonstances, vous pouvez nous demander :

la suppression des données que nous traitons (par exemple, le profil d’investisseur que nous aurions établi).
de suspendre ou limiter le traitement de vos données, par exemple, lorsque nous traitons vos données dans l’intérêt légitime de LLJ ou si vous contestez l’exactitude de certaines de vos données, le temps de procéder à leur vérification.

Droit à la portabilité de vos données

Dans certaines circonstances, vous pouvez nous demander de transférer les données que vous nous avez fournies et que nous avons traitées en exécution de notre contrat à vous-même ou directement à un tiers si cela est techniquement possible.
Droit d’opposition au traitement de vos données, notamment en cas de marketing direct

Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données :

à des fins de prospection ou de marketing.
pour les intérêts légitimes de LLJ sauf si nous avons des motifs légitimes et impérieux de ne pas accepter (défense de nos droits ou sécurité de nos réseaux informatiques par exemple).

Exceptions à vos droits en matière de prévention du blanchiment et de financement du terrorisme

Concernant les données que nous devons traiter à votre égard en vertu de la réglementation préventive du blanchiment et de lutte contre le terrorisme (voir section II), l’exercice de vos droits est limité par loi du 18 septembre 2017.

Vous ne bénéficiez en effet pas du droit d’accès et de rectification de vos données, ni du droit à l’oubli, ni du droit à la portabilité de vos données, ou du droit d’objecter, ni encore du droit de ne pas être profilé ni de vous faire notifier les failles de sécurité. Votre droit d’accès aux données que nous traitons dans ce cadre s’exerce indirectement auprès de l’Autorité de Protection des données (voir ci-dessous).

Mise en œuvre de vos droits

Vous pouvez à tout moment obtenir plus d’informations sur vos droits en matière de protection des données et exercer vos droits ci-avant, gratuitement, en contactant notre DPO, qui est votre premier interlocuteur en matière de respect de la vie privée, à tout moment (voir coordonnées à la section I).

Lorsque vous exercez vos droits, LLJ est tenue de vérifier votre identité avec la plus grande rigueur afin d’éviter qu’une autre personne n’exerce vos droits à votre place. Une copie de votre carte d’identité peut donc vous être demandée dans ce cadre.

Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de la protection des données

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données ou de la manière dont nous vous permettons d’exercer vos droits, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données, rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles, téléphone : +32 2 274 48 00, fax : +32 2 274 48 35, e-mail : contact@apd-gba.be, site internet : www.autoriteprotectiondonnees.be .

VI. Durée de conservation de vos données

De manière générale, nous limitons la conservation de vos données au strict minimum et nous les effaçons dès que la raison pour laquelle nous les avons collectées n’existe plus.

Données traitées pour assurer l’exécution du contrat: Nous conservons vos données en principe 10 ans à compter de la fin de notre mandat, dès lors que des contestations peuvent être soulevées dans ce délai. Ce délai pourrait être prolongé si un litige perdurait.
Données traitées en raison d’une obligation légale: Les données que nous devons traiter en vertu d’une obligation légale seront conservées pendant le délai imposé par la loi applicable.
Données traitées en raison d’une mission d’intérêt public: En matière de prévention du blanchiment, nous sommes tenus de conserver les documents liés aux mesures anti-blanchiment au moins 9 ans (en 2019) et puis 10 ans (à partir de 2020). Ces données seront impérativement détruites après ce délai.

VII. Marketing direct

LLJ peut utiliser vos données aux fins de vous envoyer des newsletters, des cartes de vœux, vous inviter à des événements client, ce par e-mail ou un autre moyen électronique et par courrier postal. Nous ne vendons en aucun cas vos données à des tiers, à quelque fin que ce soit.

Vous pouvez en tout état de cause vous opposer à tout moment et sans frais au traitement de vos données à des fins de marketing direct, que ce soit par courrier ou par e-mail ou tout autre moyen électronique en contactant notre DPO (voir coordonnées à la section I).

VIII. Divers

Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration. La version la plus récente est disponible sur le site www.llj.be.