UPDATE: Impact du COVID-19 sur le droit des sociétés (AR pouvoirs spéciaux n°4)

9 AVRIL 2020 – UPDATE – l’Arrêté royal de pouvoirs spéciaux n°4 du 9 avril 2020 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie COVID-19.

En vertu de cet AR n°4, les personnes morales vont avoir le choix de tenir leurs assemblées générales de la manière suivante:

• La première option consiste pour l’organe d’administration d’imposer, même en l’absence de toute autorisation statutaire, aux participants à toute assemblée générale d’exercer leurs droits exclusivement :
  1° en votant à distance avant l’assemblée générale par correspondance (au moyen d’un formulaire mis à disposition ou publié sur un site internet); et, en combinaison avec cette première modalité;
  2° en donnant une procuration avant l’assemblée générale, en suivant les modalités du Code des sociétés et des associations ( l’organe d’administration peut imposer que le mandataire soit toute personne qu’il désigne, dans le respect des éventuelles règles de conflits d’intérêts, celui-ci devant disposé d’instructions de vote spécifiques pour chaque sujet figurant à l’ordre du jour).

Dans la mesure où le vote à distance n’est organisé par la loi qu’en ce qui concerne les sociétés anonymes, l’article 7:146 du Code des sociétés et des associations est également temporairement rendu applicable à la société à responsabilité limitée, à la société coopérative, ainsi qu’aux autres personnes morales qui ne disposent pas d’une réglementation légale ou statutaire propre en ce qui concerne le vote à distance.

Lorsqu’une entité met en oeuvre cette première possibilité, elle peut, au cas où elle ne peut garantir que les mesures de lutte contre la propagation de la pandémie Covid-19 en vigueur à ce moment seront respectées, interdire toute présence physique d’actionnaires, de membres ou d’autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée, ou de mandataires de ceux-ci, au lieu où se tient l’assemblée générale. Ceci permet au cas où cela est nécessaire de tenir la réunion en présence d’un seul mandataire uniquement. L’entité peut également exiger des actionnaires ou des membres qu’ils posent leurs questions par écrit jusqu’au quatrième jour avant l’assemblée.

Les entités sont également autorisées à mettre à disposition des participants à toute assemblée générale un moyen de communication électronique tel que visé à l’article 7 :137 du Code des sociétés et des associations en suivant les modalités du Code des sociétés et des associations, même en absence d’autorisation statutaire.

• La deuxième option consiste à reporter l’assemblée générale jusqu’à ce que la situation soit redevenue normale. Cela est également permis si l’assemblée a déjà été convoquée, à condition que les actionnaires et les membres soient correctement informés. Il va sans dire que, compte tenu des possibilités décrites ci-dessus, les entités doivent faire preuve de la prudence nécessaire, mais dans certaines circonstances, un report permettant de tenir la réunion ultérieurement, conformément aux règles en vigueur, peut être la meilleure option, dans l’intérêt de tous. Dans ce cas, les entités concernées bénéficient également d’un report de dix semaines pour un certain nombre de délais légaux (qui, dans la plupart des cas, est fixée au 30 juin), tels que l’obligation de tenir l’assemblée générale dans les six mois suivant la clôture de l’exercice, ou l’obligation de déposer les comptes annuels et d’autres documents auprès de la BNB dans les sept mois suivant la clôture de l’exercice.

S’agissant des réunions de l’organe d’administration collégial, celui-ci peut, sans considération pour les dispositions statutaires applicables, (i) prendre toute décision à l’unanimité par écrit ou (ii) tenir ses réunions et délibérer grâce à des moyens de télécommunication tels que les conférences téléphoniques ou vidéo, sauf pour les décisions qui doivent être constatées par acte authentique (auquel cas la présence physique d’un mandataire, membre ou non de l’organe d’administration, est requise).

Il y a lieu de noter que:

• Ces mesures sont optionnelles et temporaires;
• Le régime proposé s’applique à toute société, association, personne morale et OPC contractuel, y compris donc les personnes morales soumises au Code des sociétés et des associations de manière subsidiaire, telles que par exemple les personnes morales de droit public;
• le régime proposé s’applique à applicables aux réunions et assemblées qui doivent ou auraient dû se tenir ou simplement être convoquées entre le 1^er mars 2020 et le 3 mai 2020 (ou une date ultérieure à fixer par le Roi);
• une assemblée générale ou une réunion d’un organe d’administration convoquée le 3 mai (le cas échéant prolongé) peut être tenue conformément aux dispositions du présent chapitre même si elle a lieu après ladite date.
• ce régime ne vaut par contre pas pour les réunions qui ont effectivement eu lieu entre le 1er mars et le 9 avril;

Le système proposé s’applique aux assemblées générales ordinaires, spéciales et extraordinaires. Ce dernier point revêt une importance particulière cette année, car de nombreuses sociétés et associations avaient prévu d’adapter leurs statuts au Code des sociétés et des associations, qui est devenu applicable le 1er janvier 2020 à toutes les sociétés et associations existantes. Bien qu’elles aient encore jusqu’au 1er janvier 2024 pour modifier leurs statuts, la plupart des sociétés et associations choisissent de le faire cette année.

Les dispositions du présent chapitre ont un caractère strictement optionnel, en ce sens qu’elles mettent en place un régime adapté aux circonstances exceptionnelles que nous connaissons. On précise toutefois que les personnes et entités visées restent bien sûr libres de se conformer au régime légal habituel dans son intégralité si elles le jugent plus approprié.

30 MARS 2020 – En ce qui concerne les sociétés cotées:

• La FSMA a indiqué qu’elle allait avoir une attention particulière sur le respect des dispositions en matière d’information privilégiée. En ce sens, elle demande aux émetteurs de communiquer dès que possible tout événement, toute décision ou toute information dont ils ont connaissance et qui est de nature à constituer une information privilégiée qui les concerne directement (interruption temporaire de la production, retard de projets significatifs, arrêt d’études cliniques, suspension du dividende, …) ;
• La FSMA demande aux émetteurs, s’ils publient un communiqué annuel, de mentionner l’impact du COVID-19 sur leurs activités et leur situation financière ;
• Un arrêté de pouvoirs spéciaux devrait être pris prochainement afin de permettre la publication du rapport annuel de gestion après le 30 avril 2020.